HESAP KAVRAMI

İşletmede yapılan faaliyetler sonucu varlık, kaynak, borç, alacak, gelir ve gider tutarlarında sürekli değişiklikler meydana gelir. Değişikliklerin tablolar üzerinde izlenmesi pratik değildir ve imkânsızdır. İşte bu karışıklıkları önlemek ve zorlukları gidermek için hesap adı verilen çizelgeler kullanılır. Böylece varlık, kaynak, borç, alacak unsurlarının her biri için bir hesap açılır artış ve azalışlar bu hesaplar üzerinde incelenir.

Aynı nitelikteki işlemlerin artış ve azalışlarının izlendiği çizelgelere hesap denir. Örneğin, “bankalar hesabı” gibi. Ayrıca her hesabın detayları için o hesaba ait alt hesaplar da açılabilir. Örneğin; Bankalar ana hesabının alt hesapları olarak “A Bankası”, “B Bankası” gibi alt hesaplar açılabilir.

Ülkemizde muhasebede yapılan tüm işlemler tek düzen hesap panında yazılı olan hesaplara kaydedilir.  Tek düzen hesap planında her hesabın bir adı ve hesap kod numarası vardır:

1 DÖNEN VARLIKLAR

10 HAZIR DEĞERLER

100 KASA

101 ALINAN ÇEKLER

102 BANKALAR

103 VERİLEN ÇEKLER VE ÖDEME EMİRLERİ (-)

104

105

106

107

108 DİĞER HAZIR DEĞERLER

109

11 MENKUL KIYMETLER

110 HİSSE SENETLER

.

.

.

....şeklinde uzayıp giden bir hesap planı mevcuttur. Daha sonra bu hesap planının tamamını sizlere vereceğim.

Bu hesap planı Türkiyenin her yerinde aynı şekilde uygulanır.

Örneğin 100.Kasa hesabı (ana hesap) tüm Türkiyede aynıdır. Ancak, alt hesaplarda(yardımcı hesaplar)işletmelere göre farklılık olabilir.

Örneğin, A işletmesi 100.07001 Yabancı paralar Kasası hesabı olarak kullanırken, B işletmesi,                                      100.02.008 Yabancı paralar Kasası hesabı olarak kullanabilir.

Kısacası ilk üç hane (100) değiştirilemez, ancak sonra gelen kodlar istenildiği şekilde açılabilir.

Hesap, büyük defterin (Defteri kebir) sayfaları üzerinde iki kısımdan oluşmaktadır. Her hesabın bir ismi bulunur ve çizelgenin üst tarafına yazılır. Sol kısmına borç, sağ kısmına ise alacak tarafı denmektedir. Her iki tarafta da tarih, açıklama ve tutar sütunları bulunur. Hesabın şekli aşağıdaki gibidir,

NOT: Bilgisayarlı muhasebede ekrana yukarıdakine benzer bir menü gelir ve bu menüye fiş, fatura gibi muhasebe belgeleri kayıt edilir.

Aktif Karakterli Hesap: Açılış kaydı borç tarafından yapılan ve borç kalanı veren hesaba aktif karakterli hesap denir. Bu hesaplar bilançonun aktif tarafında (sol tarafta) yer alır ve "varlık hesapları" olarak bilinir.

Pasif Karakterli Hesap: Açılış kaydı alacak tarafından yapılan ve alacak kalanı veren hesaba pasif karakterli hesap denir. Bu hesaplar bilançonun pasif tarafında (sağ tarafta) yer alır ve "kaynak hesapları" olarak bilinir.

Muhasebe uygulamalarında kolaylık sağlamak amacı ile hesap aşağıdaki şeklinde çizilmektedir. Büyük Defter, " T " şeklinde sadece borç ve alacak tarafları yazılarak tutarlar buraya yazılmaktadır.

Hesap Açma:

Bir hesabın borç ya da alacak tarafına ilk kez kayıt yapılarak hesabın kullanılmaya başlanmasına hesap açma denir.

Örnek: 5.000 TL tutarında NAKİT olarak bir mal satışı yapıldığında:

Kasa Hesabı oluşturulmuş ve bu hesabın borç tarafına yapılan ilk kayıt ile hesap açılmış olur.

NOT: Şu anda alacak tarafına ne yazıldığını göstermiyorum, çünkü öncelikle hesap açılışını öğrenmek gerekir.

Hesabın Borçlandırılması:

 Bir işlemin hesabın borç tarafına yazılmasına hesabın borçlandırılması denir.

Örnek:  Kumaş üreten bir tekstil fabrikası 8.000 TL tutarında bir hammadde satın aldığında:

150.İlk madde Malzeme Hesabı oluşturulmuş ve bu hesabın borç tarafına yapılan ilk kayıt ile hesap borçlandırılmıştır.

<< ÖNEMLİ NOT: Buradaki borçlandırma kelimesini kişisel borç alacak olarak düşünmeyiniz. Aktif hesaplarda artış olduğunda BORÇLANDIRILIR, azalış olduğunda ise ALACAKLANDIRILIR.>>

Hesabın Alacaklandırılması:

 Bir işlemin hesabın alacak tarafına yazılmasına hesabın alacaklandırılması denir.

Örnek: 300 TL tutarında işletme ile ilgili herhangi bir ödeme yapıldığında KASA hesabı alacaklandırılır. Yani, sağ tarafa kayıt yapılır.

Hesabın Kalan (Bakiye) Vermesi:

Bir hesabın borç ve alacak tutarları arasındaki farka kalan ya da bakiye denir. Hesabın borç tutarı fazla ise borç kalanı, alacak tutarı fazla ise alacak kalanı verir.

Örnek:

Burada, İlk Madde malzeme hesabı 5.000 TL borç kalanı vermiştir. (8.000 - 3.000 = 5.000)

            NOT: Aktif hesaplar daima borç kalanı verir, pasif hesaplar ise daima alacak kalanı verir. Tersi bir durum oluşmuş ise muhasebe kayıtlarında hata vardır. Hatanın düzeltilmesi gerekir.

     Burada ise  Banka kredileri hesabı 15.000 TL alacak kalanı vermiştir. (45.000 - 30.000 = 15.000)

Not: Banka kredileri hesabı bilançonun sağ tarafında yer alır, yani pasif karakterli bir hesaptır ve daima alacak kalanı verir.

Hesabın Kapalı Olması:

 Hesabın borç ve alacak tutarlarının birbirine eşit olması ve kalan vermemesi durumudur.

Örnek:

Ticari mallar hesabının borç ve alacak toplamları eşit olduğundan Ticari mallar hesabı kapalıdır.