DERS 2- Muhasebenin İşlevleri
DERS 2- MUHASEBENİN İŞLEVLERİ
Muhasebe kelimesinin kökeni Arapça "hesap" sözcüğüdür. Muhasebe ekonomik bir faaliyeti ölçme, açıklama ve yorumlama sanatıdır. Basit bir tanımla muhasebe bir ekonomik birim hakkındaki finansal bilgiyi ölçmek ve raporlamak için kullanılan kavramlar ve tekniklerin bir setidir. Daha geniş bir tanım yapacak olursak muhasebe, bir ekonomik birimin finansal nitelikteki olaylarına ilişkin belgelerin toplanması, kaydedilmesi, sınıflanması ve özetlenmesi, analizi ve yorumladıktan sonra bilgi kullanıcılarına raporlar şeklinde sunulması eylemleridir.
Her bir finansal olaya ilişkin veriler elde edilecek, kaydedilecek, sınıflandırılacak ve özetlenecektir. Bir işlemin muhasebeye konu olabilmesi için para ile ifade edilen finansal nitelikli bir olay olmasının yanında bu olayın veya işlemin varlığını doğrulayan belgelere (ispat edici belgelere) dayanması gerekir. Örneğin işletme personelinin şehir merkezine iş amacıyla Dolmuş/Minibüsle gidip gelmesi halinde kendisine ödeme yapabilmek için bil belgeye (Fatura/fiş) ihtiyaç vardır. Bu belge ancak işyerinde bir tutanak düzenlenerek yapılabilir. Çünkü dolmuş ücretinin bir fişi veya faturası yoktur. Hazırlanan tutanakla işletme personeline yapılan ödeme belgeye bağlanmış olur. Çünkü muhasebede belgesiz kayıt yapılamaz.
1.Sınıflama işlevi, çok sayıdaki verinin benzer işlem gruplarına göre düzenlenmesini yani işlemlerin etkiledikleri unsurlara göre büyük defterdeki (Defter-i Kebir) hesaplara kaydedilmesi işlevidir. Özetleme işlevi ise defterlerde kaydedilmiş ve sınıflandırılmış olan çok sayıdaki bilginin, bilgi kullanıcılarının yararlanacağı şekilde kısaltılmasını yani finansal tabloların düzenlenmesini ifade eder.
" Belirtmek gerekir ki, parasal olmayan işlemler muhasebeyi pek fazla ilgilendirmez.Bir işlemin parayla ölçülebilir nitelikte olması gerekir. Örneğin, mal alımı veya satımı, çek ödemesi, havale ya da EFT( Elektronik Fon Transferi) yapılması gibi ".
Muhasebe işlemleri veya muhasebe işlemleri sonucunda ortaya çıkan gelir tablosu veya bilanço bir çok kişi veya kuruluşu yakından ilgilendirir. Muhasebe ile doğrudan bağlantısı olan kişi veya kuruluşları şöyle özetleyebiliriz:
İşletme Sahipleri
İşletme sahipleri işletmelerinin yönetimini profesyonel yöneticilere bırakmakla birlikte söz konusu yöneticilerin, işletmelerini iyi yönetip yönetmediklerini kontrol etmek isterler. İşletme sahiplerinin yöneticilerin başarımını değerlendirebilmeleri için ilgili muhasebe verilerine gereksinimleri vardır.
Yatırımcılar
Potansiyel yatırımcılar sonuçta yatırdıkları sermayenin getiri sağlamasını beklerler. Sermaye piyasalarının etkin olduğu ülkelerde hisse senedi ve tahvil gibi finansal araçlara yatırım yapmak isteyen yatırımcılar için de ilgili şirketlerin finansal verileri çok önemlidir. Ayrıca yatırımcılara yatırım tavsiyelerinde bulunan analistler, tavsiyelerine temel olan görüşlerini oluşturmak için muhasebe bilgisine gereksinim duyarlar.
Bankalar
İşletmelere genellikle kısa vadeli finansman sağlayan yani kredi veren banka ve diğer finans kuruluşları veya kredili mal satanlar ise daima işletmenin borçlarını geri ödeme yeteneği olup olmadığı ile ilgilenirler. Bu bilgi de ancak işletmenin muhasebe sistemi tarafından yaratılan finansal verilerine dayalı olarak hazırlanan raporlardan elde edilebilir.
Çalışanlar ve Sendikalar
Çalışanların ücretlerine yansıyan; zam, prim, ikramiye vb. iyileştirmelerin yapılabilmesi için işletmenin ne durumda olduğunun bilinmesi gerekir. Kâr eden işletmeler bu kârdan çalışanlarına bir takım ücret artışları ve diğer ek ödemeler yapabilir. Ancak işletmenin zarar etmesi halinde yapılacak ücret iyileştirmeleri işletmeyi iflasa sürükleyebilir. Toplu iş sözleşmesi imzalamak isteyen bir iletmenin de alacakları ve borçlarını iyi bilmesi ve geleceğe ilişkin ücret zamlarında işletmenin mali tablolarının ve son üç yıllık gidişatının ortaya konulması ancak muhasebe verilerinden elde edilebilir.
Devlet ve Kamu
Özellikle vergi dairelerine verilen beyanlar, yani beyannamelerin doğruluğu, muhasebenin gereklerinin doğru şekilde yerine getirilmesine bağlıdır. Devlete ödenecek olan vergilerin tam ve doğru olarak hesaplanması ve zamanında ödenmesi için işletmelerin muhasebe sistemlerinin doğru ve iyi çalışması ve denetlenmesi de gerekmektedir.
Devlet kurumları da vergi ve yapacakları mikro ve makro ekonomik analizler için işletmelerin finansal bilgisine gereksinim duyarlar. Ekonomik yapının başlıca aktörleri olan işletmelerin finansal yapısı ve gelişimi ekonomiyi etkilediğinden, söz konusu ekonomik yapı içinde olan herkes işletmelere ilişkin bilgilere ve bunlara dayanılarak yapılan analizlere ilgisiz kalamaz.
2. Kayıt veya kaydetme işlevi, her gün meydana gelen finansal olaylara ilişkin verilerin derlenerek, belli kurallara göre günlük deftere yazılması işlevidir. Günlük defterin eski adı Yevmiye Defteri'dir.
• Muhasebede kayıtlar, fatura, makbuz, dekont, bordro vb. belgeler yardımıyla saptanan olay ve işlemlerin önce kesilen fişler üzerinde muhasebeleştirilmesi sonra da bu fişlerden ilgili defterlere aktarılması şeklinde yapılır.
• Mali (parasal) işlemlerin muhasebe defterlerine aktarılmasında tek taraflı(basit) kayıt yöntemi ve çift taraflı kayıt yöntemi olmak üzere iki yöntem uygulanmaktadır.
Tek Taraflı (Basit) Kayıt Yöntemi
• VUK. 178. maddesinde niteliği belli edilen 2.sınıf tacirlerin tutmakla yükümlü olduğu "İşletme Hesabı Esası" defteri tek taraflı kayıt yönteminin en yaygın uygulama örneğidir.
• Bu yöntemde bir ticari işlem tek taraflı olarak sadece bir defa kayda geçer. Bu kayıt yöntemine göre tutulan defter alış, satış gider, gelir gibi işlemleri tek taraflı olarak kaydeder.
Örneğin işletme defterinde gider ve gelir kısımları bulunur. İşletmenin giderleri yani yaptığı işletme ile ilgili olan harcamalar (mal alışı, elektrik, su, telefon, kira vb. giderleri) GİDER kısmına yazılır; mal satış geliri ve diğer hasılatlar ise GELİR kısmına yazılır. Kolay yazılabilen bir defterdir.
Çift Taraflı Kayıt Yöntemi:
• I. Sınıf tacir sayılanlar çift taraflı kayıt yöntemi uygularlar.
• İşletmelerde meydana gelen faaliyetler ve bunlara ilişkin mali nitelikteki işlemler, işletmenin varlıkları ve kaynakları, gelir ve giderleri açısından çift yönlü bir etki ortaya çıkarmaktadır.
• Mali nitelikteki işlemler tek hesaba değil de karşılıklı olarak birden fazla hesaba borç ya da
alacak kaydedilir. • Çift taraflı kayıt yönteminin işleyişine ilişkin kurallar aşağıdaki gibi özetlenebilir.
- Her işlem en az iki hesaba yazılır. Bu hesaplardan birisi borçlanırken; diğeri alacaklandırılır.
BORÇ ALACAK
153. Ticari Mallar
100. Kasa
- Borçlanan hesap veya hesapların tutarı ile alacaklanan hesapların veya hesapların tutarı birbirine eşittir.
BORÇ ALACAK
153. Ticari Mallar 2.000.-TL
100. Kasa 2.000.-TL
- Yukarıdaki kuralların sonucu olarak kullanılan hesapların borçlu taraflarının toplamı alacaklı tarafın toplamına eşit olur.
• Vergi Usul Kanunu (VUK)' na göre bilanço esasına göre defter tutan işletmeler:
1. Yevmiye defteri (günlük defter),
2. Defteri kebir ve
3. Envanter defteri tutmak zorundadırlar (md.182).
Muhasebe Defteri kavramı muhasebe var olduğundan beri kullanılan bir ispat aracıdır. Eskiden bildiğimiz defterlere muhasebe kayıtları mürekkepli kalemle ve elle yazılırdı. Ancak bu defterler oldukça kalın ve ciltli idi ve bazı muhasebeciler bu defterleri eve götürüp bitmeyen yazma işini evde devam ederler fakat sabah işyerine giderken tekrar yanlarına alarak işyerine götürmeleri gerekirdi. Bugün elle yazılan defter neredeyse kalmadı. Ancak, İşletme defteri, şirket karar defterleri veya toplantı karar defterleri kısa bilgiler içerdiği için hâlâ elle yazılabilmektedir.
Kaynaklar:
1. Nurten ERDOĞAN, İbrahim LAZOL, Ülkü ERGUN, Tunç KÖSE, Editör: Melih ERDOĞAN, Genel Muhasebe, T.C. Anadolu Üniversitesi Yayını No: 2595, Açıköğretim Fakültesi Yayını No: 1563, http://www.kirklareli.edu.tr/download//by-files/67960997.html , (07.05.2014).
2. http://web.karabuk.edu.tr/muratyildirim/H5_ISL107.pdf , (07.05.2014).
